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脱Excel！外注化・自動化に必須なGoogleスプレッドシート

googlespreadsheet画像

外注化・自動化って物販やってると最重要課題になってくると思います。

本当に細かい作業がいっぱいあって、１人でこなしきれなくなりますよね。

ほとんどの人がオンラインの外注さんにこういった作業をお願いすることになると思うんですが、
オンラインの外注さんとデータのやりとりをする時に、オススメなのがGoogleスプレッドシートです。

もうExcelを使う必要がほとんどなくなるくらいなのでぜひ使って見てください。

Googleスプレッドシートって何？

Excelの上位互換

googleスプレッドシートの画像

Googleスプレッドシートって何？ってなると思うんですが、簡単にいうとExcelです。

しかも「驚きの無料」。

必要なのはGmailアカウントのみ。
Google神がMicrosoftを潰そうとしてるのかってくらいすごいサービスです。

Googleスプレッドシートの他にGoogleドキュメントというWord版もあります。

Googleスプレッドシートのメリット

Googleスプレッドシートのいいところをまとめるとざっくりこんな感じになります。

  • １つのファイルを複数人で編集できる
  • Windows、MacなどのOSを選ばない
  • 無料で使える
  • Excelにない便利な関数も
  • Excelファイルをインポートして変換できる（VBAはできない）

Googleスプレッドシートのデメリット

対して、ここだけはExcelの方がっていうのがこんな感じです。

  • 中国では使えない（VPNを踏んだら使える）
  • オフラインでは使えない

オンラインのサービスになるので、オフラインで使えないことだけがマイナスでしょうか。

Googleスプレッドシートを使ってみよう

Google Driveに入って

GoogleDrive_1
「新規」をクリック

GoogleDrive_2
Googleスプレッドシート をクリック

新規スプレッドシート
これで新規のスプレッドシートが使えるようになりました。

スプレッドシート共有方法

共有ボタン
スプレッドシートは１つのファイルを複数人で共有できます。

共有方法は簡単で、右上の「共有ボタン」から共有する人のgmailを登録するか、共有リンクを取得するだけです。

スプレッドシートの共有方法
①アカウントを指定して共有
共有したい人のgmailを登録します。

スプレッドシートの共有リンク
②リンクで共有
「共有可能なリンクを取得」から共有用URLを取得できるので、簡単でおすすめです。

編集権限の調整も可能

「このシート重要だから、外注さんが閲覧だけで編集はできないようにしたいな」というときは、編集権限を調整できます。

スプレッドシートの編集権限の変更
上の画像のように、
「編集者」
「コメント可」
「閲覧者」
から権限を選べます。

Googleスプレッドシートの便利な機能

Googleスプレッドシート最大の魅力「複数人リアルタイム編集」

本当にコレ。

今までのExcelで一番苦労していた部分を一気に解決してくれた機能です。

Excelだと複数人が同時に編集すると、どうやってそれを統合するのか？っていう問題があったんですよね。
もしくは「どれが最新版やねん」問題。

Excelでどれが最新版かわからない
こういう状態になってませんか？
私はまさになってました 笑

複数人で同じシートを開くと現在同じシートを編集している人のカーソルが表示されます。
（*googleアカウントに変な名前を登録してるとここでその名前が表示されてしまうので注意しましょう 笑）

誰かがシートの内容を変更すると、リアルタイムで同期されていきます。

バックアップもバッチリ

複数人同時編集って便利そうだけど、誰かが大事なデータを消しちゃってたらどうするの？

ここの問題に対してもスプレッドシートはバッチリ対応してます。

【バックアップの復元方法】
スプレッドシートのバックアップ復元方法
「最終編集:（日付）」になっているところをクリックすると、今までの編集履歴に入れます。

スプレッドシートのバックアップ復元方法
すると今までの編集履歴が表示されるので、そこからバックアップを復元することができます。

楽しいスプレッドシート独自の関数

リアルタイム為替関数

スプレッドシートにはExcelにはない便利な関数がたくさんあります。
私もそんなに難しい関数は使わないのですが、「リアルタイム為替情報」の関数はよく使ってます（^^）

ドル/円のレートを取得する場合はセルに
=GoogleFinance(“currency:USDJPY”,”average”)

と入力するだけでその時のリアルタイム為替情報が取得できるので、すごく助かってます。

ユーロ/円のレートを取得する場合なら
=GoogleFinance(“currency:EURJPY”,”average”)

イギリスポンド/円のレートを取得する場合なら
=GoogleFinance(“currency:GBPJPY”,”average”)

輸入・輸出どっちにも使えるので、ぜひ使ってみてください。

GoogleスプレッドシートでGASを使う

GoogleスプレッドシートはExcelファイルをアップロードするだけで、スプレッドシートに変換してくれる神アプリですが、VBAだけは変換してくれません。

GoogleスプレッドシートではGAS = Google Apps Scriptという言語が使用されていて、今までVBAでちょっとした機能をExcelにつけている場合はそれをGoogle Apps Scriptに変える必要があります。

Google Apps ScriptはJavaScriptらしいのですが、はっきり言ってこの辺は意味がわからないので、VBAからGASの変換はクラウドワークスで丸投げしました。

よっぽどめんどくさいコードでない限りは結構簡単に外注さんが見つかるので、思い切って頼んでしまった方が早いですよ（^^）

今すぐに管理ファイルを全てGoogleスプレッドシートに移行すべし！

喜ぶ人
Excelでの管理を全てやめた結果、私も外注さんも本当に楽になったので、まだExcelを使ってるようであればぜひ移行をオススメします！！

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